Samenwerkingen

Samenwerkingen

Samenwerkingsovereenkomsten uitklapper, klik om te openen

Indien wetenschappelijk onderzoek gefinancierd wordt vanuit een andere bron dan het UMC Utrecht, is het van groot belang een goed contract op te stellen met de externe geldgever. Contractmanagement dient conform de bevoegdhedenregeling van het UMC Utrecht te geschieden. Er moet een heldere financiële overeenkomst (grant agreement) zijn met de sponsor, zodat misverstanden dan wel manipulatie van het onderzoek voorkomen kunnen worden. De contracten moeten conform de bevoegdhedenregeling van het UMC Utrecht worden ondertekend. Het Team Onderzoekscontracten heeft verschillende modelovereenkomsten ontwikkeld, die als basis gebruikt kunnen worden (zie ook de Toelichting Modelcontracten).

Voor onderzoeksovereenkomsten geldt dat de divisieleiding  bevoegd is om namens het UMC Utrecht overeenkomsten te ondertekenen. Belangrijk is dat indien één of meer leden van het divisiemanagement zelf een persoonlijk belang heeft), een ander lid van het divisiemanagement moet ondertekenen in zijn/haar plaats. Bij overeenkomsten met risico’s of verplichtingen boven de €1 miljoen is daarnaast een handtekening vereist van een lid van de Raad van Bestuur.

Bij overeenkomsten met daarin een overdracht van of een exclusieve licentie op bestaande IE-rechten (ook wel genoemd background IP) is schriftelijke goedkeuring vereist van de directeur UMC Utrecht Holding BV.

Nevenwerkzaamheden uitklapper, klik om te openen

Het UMC Utrecht staat positief tegenover het verrichten van nevenwerkzaamheden door haar medewerkers. In de meeste gevallen getuigt het immers van maatschappelijke betrokkenheid. Het UMC Utrecht stimuleert een actieve deelname van wetenschappers aan (internationale) commissies, samenwerkingsverbanden, onderzoek, netwerken en congressen.

Belangenverstrengeling dient te allen tijde te worden voorkomen. Het aanvaarden van nevenwerk is dan ook in principe toegestaan, mits de medewerker zich houdt aan de regels over nevenwerkzaamheden en de werkzaamheden de belangen van UMC Utrecht niet schaden.

Onder nevenwerkzaamheden kunnen ook vallen:

• Het verzorgen van gastcolleges of lezingen;
• Het vervullen van een bestuurlijke functie;
• Het vervullen van een functie in een advies- of onderzoekscommissie;
• Vrijwilligerswerk vanuit zijn/haar expertise;
• Het vervullen van een functie binnen bijvoorbeeld een BV (product- of adviesontwikkeling) die verbonden is met zijn wetenschappelijke werk.

De Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit (VSNU) stelt: “Iedere aan een universiteit verbonden wetenschapsbeoefenaar publiceert een actueel en volledig overzicht van zijn relevante nevenfuncties en maakt die informatie toegankelijk via de website van de universiteit.”

Alle wetenschappers, onderzoekers en hoogleraren binnen het UMC Utrecht kunnen nevenfuncties openbaar te maken via registratie in PURE. Deze kunnen, met toestemming van de betrokkene, getoond worden op de corporate website van het UMC Utrecht .

Algemene regels met betrekking tot nevenwerkzaamheden zijn beschreven in de CAO UMC.

Eigenaarschap en valorisatie uitklapper, klik om te openen

Eigenaarschap van Kennis

Onder de Nederlandse wet en interne regelingen, zijn alle resultaten, inclusief (zonder limiet) data, computer software, apps, computer databases, prototypes en biologische materialen (cellijnen, plasmiden, etc.) – ontwikkeld door een werknemer van UMC Utrecht gedurende zijn/haar aanstelling, het eigendom van het UMC Utrecht. Daarnaast heeft het UMC Utrecht alle intellectuele eigendomsrechten (intellectual property) (IP) rechten op voorgaande. Het is van belang om met derde partijen of met bijvoorbeeld tijdelijke onderzoekers of studenten (academic visitors) goed en tijdig afspraken te maken over (de overdracht van) IP rechten.

Patenteerbare Uitvindingen

Het UMC Utrecht kent een ‘uitvindersregeling’. Deze omvat twee soorten afspraken: over interne kosten- en inkomstenverdeling van intellectuele eigendomsrechten en de Regeling ‘billijke vergoeding intellectuele eigendomsrechten UMC Utrecht’. In deze laatste Regeling zijn richtlijnen opgenomen over de billijke vergoeding aan de uitvinder bij commercialisatie. Deze Regeling is in lijn met de kaderregeling Valorisatie van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra, getiteld ‘Naar een goede waarde’, waar het UMC Utrecht zich bij heeft aangesloten.

Valorisatie van Onderzoeksresultaten

Onderzoeksresultaten kunnen leiden tot de ontwikkeling nieuwe producten of processen die op de markt gebracht kunnen worden (Valorisatie).  De IP rechten op die nieuwe producten of processen kunnen in licentie aan een bedrijf of instituut gegeven worden. Er kan ook gekozen worden om het nieuwe product of verder te ontwikkelen in een spin-off bedrijf.

UMC Utrecht Holding BV is het centrale contactpunt in geval van potentiële commercialisering van octrooirechten en uitvindingen. In het Richtsnoer omgang met intellectuele eigendomsrechten (IER) richting academische start-ups (VSNU, NFU, KNAW, NWO) is vastgelegd op basis van welke uitgangspunten Start-ups toegang kunnen krijgen tot de IP rechten van het UMC Utrecht.

Academisch ondernemerschap uitklapper, klik om te openen

Van Academisch Ondernemerschap is sprake als een medewerker (deels) voor eigen rekening en risico een onderneming start die gebaseerd is op, of gebruik maakt van kennis, materialen, onderzoeksresultaten en / of intellectuele eigendomsrechten die gegenereerd dan wel ontwikkeld zijn op titel van het UMC Utrecht. Onderdeel hiervan kan zijn dat de medewerker ook (een optie op de verkrijging van) aandelen in de onderneming verwerft, (deels) in dienst treedt bij het bedrijf of als externe adviseur wordt ingeschakeld.

Het UMC Utrecht staat positief tegenover Academisch Ondernemerschap door haar medewerkers. In de meeste gevallen getuigt het immers van maatschappelijke betrokkenheid. We willen echter transparant kunnen optreden naar buiten (en binnen), en voorkómen dat er sprake is van belangenverstrengeling, reputatieschade voor de UMCU medewerker en/of het UMC Utrecht, of ongelijke behandeling.

De randvoorwaarden waarbinnen academisch ondernemerschap vorm kan krijgen, alsmede uitleg over wanneer er sprake is van aanzienlijk persoonlijk financieel belang zijn beschreven in het Beleidskader Academisch Ondernemerschap. Hierin wordt uitgelegd in welke situatie om toestemming en/of advies gevraagd moet worden. De directie van Utrecht Holdings kan op dit gebied adviseren. Juridische zaken kan juridisch toetsen conform de Bevoegdhedenregeling UMCU Utrecht 2016.

Medewerkers dienen:

1. Absolute transparantie te betrachten over wederzijdse belangen van partijen. De leidinggevende van de betrokken medewerker dient formeel en op schrift toestemming te hebben verleend.
2. Jaarlijks worden nevenactiviteiten zowel als Aanzienlijke Personele Financiele Belangen vastgelegd tijdens het beoordelingsgesprek. In alle situaties waar betrokken medewerker een potentieel belangenconflict heeft, dient hij hier van melding te maken.

Fondsenwerving en sponsoring uitklapper, klik om te openen

Fondsenwerving is het werven van fondsen zoals donaties, erfstellingen, legaten, particuliere giften, overheidssubsidies en sponsorgelden (Zie Research Support Office & Team Fondsenwerving).

Met Sponsoring wordt bedoeld een wederkerige overeenkomst, waarbij de ene partij, de sponsor, een op geld waardeerbare prestatie levert, waartegen de andere partij, de gesponsorde, communicatiemogelijkheden en/of andere faciliteiten verschaft ten behoeve van de sponsor, die direct of indirect voortvloeien uit de activiteiten van de gesponsorde.

Voor sponsoring gelden in het UMC Utrecht de volgende richtlijnen:

1. Elk bedrijf dat met respect voor de belangen en de functie van de instelling de organisatie wil sponsoren, is in beginsel welkom. Om de goede naam van de organisatie en sector te beschermen, zullen bedrijven die producten fabriceren en/of verhandelen, die volgens algemeen aanvaarde opvattingen schadelijk zijn of kunnen zijn, geweerd worden als sponsor.
2. Associaties met producten die volgens de overheid of volgens algemeen aanvaarde opvattingen schadelijk zijn voor de gezondheid, zullen worden vermeden.
3. Tegenprestaties bestaan uit communicatie-uitingen of andere faciliteiten. Leidraad is dat de tegenprestatie in verhouding is tot de geleverde financiële bijdrage. Vrijwel elke tegenprestatie en communicatieve uiting kan in geld worden uitgedrukt, waarbij naast de directe kosten van de uiting ook de associatiewaarde van de communicatie wordt meegewogen. Zeker bij twijfel is het verstandig om de tegenprestaties te laten wegen door mensen die niet bij de onderhandelingen betrokken zijn (neem contact op met het Research Support Office).
4. Een speciale regeling geldt voor het vernoemen van gebouwen en gebouwdelen (kamers, zalen en gangen) naar sponsors en donateurs. Hiervoor is toestemming nodig van de Raad van Bestuur.
5. Voorrang in zorg aan bepaalde categorieën personen zal niet verleend worden.
6. De gesponsorde respecteert en beschermt de privacy van zijn consumenten (patiënten). Gegevens van consumenten worden niet aan de sponsor verstrekt.
7. Sponsor en gesponsorde hebben elk hun eigen domein. De sponsor krijgt geen invloed op vaststelling of uitvoering van beleid van gesponsorde.
8. Het is belangrijk om transparantie na te streven en verantwoording te kunnen afleggen over het beheren van geld, goederen en tijd.

Ten aanzien van farmacie en hulpmiddelen geldt dat associatie met één farmaceutisch producent of medicijn dient te worden voorkomen. Bij het benaderen van farmaceuten worden daarom altijd meerdere tegelijk benaderd. Dit wordt bij het benaderen duidelijk gecommuniceerd. Het resultaat kan uiteindelijk slechts sponsoring door één bedrijf zijn.

Bij de afdeling Marketing & Communicatie kunt u terecht met vragen over fondsenwerving en sponsoring.

Gunstbetoon door bedrijven uitklapper, klik om te openen

Onder gunstbetoon wordt verstaan het in het vooruitzicht stellen, aanbieden of toekennen van geld of op geld waardeerbare diensten of goederen met het kennelijke doel het voorschrijven, ter hand stellen of gebruiken van een geneesmiddel te bevorderen.

Het in ontvangst nemen van geschenken

Het aannemen van vergoedingen, beloningen, giften of het gratis gebruik maken van diensten van derden kan onverwachte en ongewenste gevolgen hebben. Dit kan zelfs leiden tot ongewenste bevoordeling van bepaalde bedrijven en personen en tot chanteerbaarheid van medewerkers. Om te voorkomen dat medewerkers in een dergelijke situatie terechtkomen of dat de indruk wordt gewekt dat het ontvangen van relatiegeschenken de dienstverlening kan beïnvloeden, heeft de Raad van Bestuur een gedragscode vastgesteld.

Het accepteren van uitnodigingen voor en aangeboden gastvrijheid tijdens bijeenkomsten

Onder het accepteren van gastvrijheid tijdens bijeenkomsten wordt verstaan het accepteren van de vergoeding of het accepteren van voor rekening nemen van reis-, verblijf en inschrijvingskosten, maaltijden etc. door bedrijven tijdens bijeenkomsten.

Gastvrijheid mag alleen na goedkeuring van de leidinggevende worden geaccepteerd waarbij in ieder geval aan de volgende voorwaarden moet zijn voldaan:

1. De gastvrijheid blijft binnen de perken op een passende locatie en is ondergeschikt aan het hoofddoel van de bijeenkomst;
2. Het bijwonen van het inhoudelijk gedeelte van de bijeenkomst is functioneel, met andere woorden van betekenis voor de medewerker van het UMC en in lijn met (toekomstige) beroepsactiviteiten.

Er is vanzelfsprekend ruimte voor de leidinggevende om desgewenst hierover met de medewerker algemene afspraken te maken, zodat bureaucratie kan worden vermeden.

Het accepteren van sponsoring van activiteiten

Bij het accepteren van financiële dan wel anderszins op geld waardeerbare ondersteuning door bedrijven, oftewel sponsoring, moet de betrouwbaarheid, onafhankelijkheid, onpartijdigheid en zorgvuldigheid van (medewerkers van) het UMC gewaarborgd zijn.

Dienstverlening aan bedrijven

Voor het uitvoeren van werkzaamheden, op verzoek van bedrijven die in het verlengde liggen van taken op het gebied van wetenschappelijk onderzoek of kennisoverdracht, waarbij sprake is van een honorering door bedrijven, gelden navolgende voorwaarden:

1. Indien er sprake is van honorering in het kader van wetenschappelijk onderzoek of kennisoverdracht dient, om het risico op mogelijke belangverstrengeling (conflict of interest) te duiden, deze financiële informatie openbaar beschikbaar te zijn.
2. Bij het maken van een belangenafweging is de betrouwbaarheid, zorgvuldigheid en onpartijdigheid van het UMC de absolute norm. Zelfs de schijn van onbetrouwbaarheid, onzorgvuldigheid en partijdigheid dient te worden vermeden.

Opdrachten aan bedrijven geven

Medewerkers van het UMC mogen niet betrokken zijn bij het verstrekken van opdrachten aan bedrijven waarin zij zelf belangen hebben.

Gunstbetoon en academische onderwijs- & opleidingstaken

Indien gunstbetoon mogelijk leidt tot activiteiten met en door studenten, coassistenten, arts assistenten en promovendi, gelden ter voorkoming van belangenverstrengeling de volgende uitgangspunten:

• Primair moeten opdrachten aan studenten, coassistenten, arts assistenten, onderzoekers en promovendi gericht zijn op en ten dienste staan van de academische ontwikkelingsbehoefte van betrokken persoon.
• De docent, begeleider en of opleider dient transparantie te betrachten jegens student, coassistent, arts assistent, onderzoeker en of promovendus met betrekking tot het persoonlijk belang van de docent, begeleider en of opleider.
• De student, coassistent, arts assistent, onderzoeker en promovendus moet de resultaten die voorvloeien uit de werkzaamheden publiceren in het kader van de opleiding of het onderzoek dat zij uitvoeren.

Belangenverstrengeling uitklapper, klik om te openen

De norm is (de schijn van) belangenverstrengeling te vermijden. Medewerkers hebben de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkómen, dan wel beheersbaar maken van potentiele belangenconflicten en met melden daarvan bij hun leidinggevende. Elke onderzoeker heeft een verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat financiële belangen van hemzelf of de sponsor van een onderzoek nooit de behandeling van patiënten negatief beïnvloeden. Onterechte inclusie van proefpersonen dient vermeden te worden.

Het vertrouwen van proefpersonen in de integriteit van wetenschappers kan geschaad worden door de schijn van belangenverstrengeling. Onderzoekers dienen zich bewust te zijn van het belang van vertrouwen van (potentiële) proefpersonen.

Persoonlijk financieel belang van een onderzoeker bij een studie met proefpersonen wordt gezien als een niet-acceptabele belangenverstrengeling.

METC toetsing financiële afspraken

De METC geeft haar oordeel over de bedragen en de wijze van vergoeding van de onderzoekers en de proefpersonen evenals over de relevante onderdelen van iedere overeenkomst tussen de opdrachtgever en de locatie (EU Richtlijn 2001/20/EG artikel 6-j). Iedere vorm van beloning of mogelijke belangenverstrengeling moet gemeld worden aan de METC. Dit is volgens de International Ethical Guidelines for Health-related Research involving Humans van de Council for International Organizations of Medical Sciences (CIOMS) and World Health Organization (WHO)(2016).

Bij de beoordeling van gesponsorde onderzoeken bekijkt de METC de financiële belangen in samenhang met andere aspecten van het onderzoek. Bepaalde omstandigheden kunnen de druk die uitgaat van financiële belangen doen toenemen. In het bijzonder heeft de METC oog voor:

• Onderzoek waarbij patiënten betrokken zijn uit een kleine populatie. Het belang van inclusie van een individu is groter wanneer slechts een beperkt aantal personen aan de inclusiecriteria van een studie voldoen.
• Onderzoek waaraan patiënten meedoen die wilsonbekwaam zijn.
• Onderzoek met patiënten die in omstandigheden verkeren waarin hun vermogen tot vrije oordeelsvorming onder druk staat (denk aan patiënten die zijn uitbehandeld).
• Onderzoek die hoge belasting of grote risico’s voor de proefpersonen met zich meebrengen.
• Onderzoek waarin aanzienlijke bedragen per patiënt worden uitgekeerd.

NIH-financed research

Every Investigator at UMC Utrecht, applying for or involved in NIH-funded research is subject to the Public Health Service’s (PHS) Financial Conflict of Interest (FCOI) regulation (42 CFR Part 50 Subpart F) and as an employee of UMC Utrecht abides to the regulations stated in the Article 9.3 on Outside activities, of the formally agreed collective labor agreement for the university medical centres (CAO UMC) in the Netherlands 2015-2017.

All researchers of the University Medical Centre Utrecht are asked to inform Research Support Office when applying for NIH research funding.

More information here.